Mit dem Wohnungsübergabeprotokoll sicher umziehen

Wer einen Umzug plant, denkt in den meisten Fällen zuerst an Umzugskartons, Transportunternehmen und die Finanzierung. Die Wohnungsübergabe gerät erstmal in Vergessenheit. Dabei ist ein gemeinsamer Termin zwischen Mieter und Vermieter zur Übergabe der Wohnung ebenso wichtig. In einem Wohnungsübergabeprotokoll werden dann mögliche Schäden und Mängel festgehalten. Es dient dazu die Mietkaution freizugeben und hilft häufig unnötigen Rechtsstreit zu vermeiden.

Was du zu Wohnungsübergabe und Wohnungsübergabeprotokoll wissen solltest, erfährst du hier.

Wann muss eine Wohnungsübergabe spätestens stattfinden?

Vereinbare mindestens 2 Wochen vor dem Auszugstag einen Wohnungsübergabetermin mit dem Vermieter. Die gemeinsame Besichtigung der Mietsache erfolgt in der Regel am Auszugstag. Sie kann jedoch auch bereits vor Schlüsselübergabe erfolgen.

Ist der Vermieter verhindert kann die Hausverwaltung mit der Wohnungsübergabe beauftragt werden. Wichtig ist, dass die beauftragte Person eine Vollmacht für die Wohnungsübergabe und die Freigabe der Kaution hat.

Tipp: Ist die Wohnung bei Auszug mängelfrei, muss die Mietkaution komplett zurückerstattet werden. Der Vermieter darf zur Sicherheit lediglich einen Teil bis zur nächsten Nebenkostenabrechnung einbehalten.

Was gehört ins Wohnungsübergabeprotokoll?

Ein gesetzlich vorgeschriebenes Format für das Wohnungsübergabeprotokoll gibt es nicht. Es sollte jedoch folgende Informationen über die Wohnung und Übergabe enthalten:

• Anschrift der Wohnung
• Datum und Uhrzeit der Übergabe
• Datum des Ein- bzw. Auszugs oder Datum der letzten Renovierung
• Name und Adresse des Mieters (+ ggf. Name und Adresse der bevollmächtigten Person)
• Name und Adresse des Vermieters (+ ggf. Name und Adresse der bevollmächtigten Person)
• ggf. Name und Adresse von Zeugen
• aktuelle Zählerstände (Wasser, Strom, Heizung)
• Art und Anzahl der übergebenen Schlüssel
• allgemeiner Zustand der Wohnung und der Mietsache
• Auflistung der Mängel und Schäden

Wohnungsübergabe: Was ist zu beachten?

Am Übergabetermin wird die Mietsache vom Vermieter bzw. dessen Beauftragtem mit dir als Mieter begutachtet. Dazu gehören neben der Wohnung auch Balkon, Terrasse, Garten, Garage, Schuppen, Keller oder Hobbyraum. Während der Besichtigung werden Mängel und Schäden dokumentiert. Auch die Zählerstände für Wasser, Strom oder Gas werden nochmals gemeinsam abgelesen.

Braucht man ein Wohnungsübergabeprotokoll für den Ein- und Auszug?

Grundsätzlich gilt: Keine Wohnungsübergabe ohne Protokoll! Ein Wohnungsübergabeprotokoll ist zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, es schafft jedoch Klarheit zwischen Mieter und Vermieter. Es hilft zum Beispiel dabei zwischen Vorschäden, Mängeln und normalen Gebrauchsspuren abzugrenzen.

Diese Transparenz ist jedoch nicht erst bei Auszug erforderlich, sondern bereits, wenn du in die Wohnung einziehst. Alle Schäden, rückzubauenden Umbauten und sonstige Auffälligkeiten sind bei Ein- und Auszug im Wohnungsübergabeprotokoll festzuhalten. Eventuell anstehende Reparaturen können sofort vereinbart und weitere Maßnahmen beschlossen werden. Auch die Funktionalität von Heizung, Armaturen, Steckdosen, Fenster und Türen solltest du dabei prüfen. Gibt es Risse im Putz, Wasserflecken an der Decke oder Schimmel im Bad? Außerdem sollten Sonderthemen wie Putzdienst, Winterdienst, Müllentsorgung etc. entweder im Mietvertrag oder im Wohnungsübergabeprotokoll bei Einzug aufgeführt sein.

Tipp: In das Protokoll zur Wohnungsübergabe gehören auch Fotos oder Videos, um die Mängel zu dokumentieren. Zum Schutz der Persönlichkeitsrechte dürfen die Aufnahmen aber weder Personen zeigen noch Tonaufnahmen enthalten. Andernfalls müssten die aufgenommenen Personen den Aufnahmen vorher zustimmen.

Wohnungsübergabeprotokoll trotz fehlender Mängel nötig?

Bestehen bei Wohnungsübergabe weder Mängel noch erforderliche Rückbauten, wird die Mängelfreiheit im Protokoll vermerkt. Stimmen Inhaber oder Vormieter zu, lohnt sich zusätzlich ein Blick in das Wohnungsübergabeprotokoll des Vormieters.

Tipp: Ein aktuelles Wohnungsübergabeprotokoll-Muster erhält man bei Mietervereinen und Verbraucherschutzverbänden.

Wer erstellt und erhält das Protokoll?

Wer das Protokoll erstellt, bleibt der Absprache zwischen dir und dem Vermieter überlassen. Maßgeblich ist, dass beide Parteien es später unterzeichnen. Auch wenn es nicht gesetzlich verpflichtend ist, gilt ein Wohnungsübergabeprotokoll, das ordnungsgemäß unterzeichnet ist, als Beweismittel vor Gericht. Daher gilt: Ist die Begehung beendet, wird das Wohnungsübergabeprotokoll vervollständigt und sofort vom Vermieter bzw. dessen bevollmächtigter Person und von dir als Mieter bzw. einer von dir bevollmächtigten Person unterzeichnet.

Jeder der Beteiligten erhält eine Kopie des vollständig ausgefüllten Wohnungsübergabeprotokolls. Das gilt auch für mögliche Zeugen. Dazu müssen alle Ausfertigungen vollständig unterzeichnet sein.

Fotos und Videos der Mängel sollten ebenfalls sofort unter den Beteiligten ausgetauscht werden.

Ist die Wohnungsübergabe ohne Vermieter möglich?

Der Vermieter erscheint nicht zur Wohnungsübergabe? Findet sich kein gemeinsamer Termin, kannst du das Wohnungsübergabeprotokoll auch mit einem neutralen Dritten bearbeiten, beispielsweise einem Nachbarn. Dazu führst du mit dieser Person die Begehung durch und erstellst das Wohnungsübergabeprotokoll mit detaillierten Fotos. Alle Schlüssel und eine Ausfertigung des Protokolls erhält der Vermieter.

Bittet der Vermieter um Wohnungsübergabe bereits vor Mietende, solltest du in aller Ruhe prüfen, ob dir der vorzeitige Auszug möglich ist. Selbstverständlich sollte dann die Restmiete entsprechend reduziert und das Wohnungsübergabeprotokoll zu diesem Termin erstellt werden.

Tipp: Erscheint der Vermieter unberechtigterweise nicht zur Wohnungsübergabe und behindert den Mieter dadurch beim Wohnungswechsel, hat er mögliche Mehrkosten zu tragen (AG Köln, Az: 209 C 542/02).

Schäden und Mängel: Wer haftet?

Sind Schäden oder Mängel vorhanden, werden sie im Protokoll festgehalten. Diese dürfen vom Vermieter behoben werden, bevor er die Kaution vollständig freigibt. Dafür darf er eine Firma beauftragen und die Kosten von der Kaution abziehen. Du erhältst als Verursacher der Schäden eine Schlussrechnung und den Rest der Mietkaution.

Hast du den Eindruck, dass die Reparaturkosten gemessen am Schaden überhöht sind, kannst du den Vermieter schriftlich um Erläuterung bitten. Erhältst du darauf keine oder eine nicht zufriedenstellende Antwort, fordere ihn nochmals mit Fristsetzung per Einschreiben dazu auf.

Was sind versteckte Mängel bei Wohnungsübergabe?

Nicht immer erkennt man alle Mängel bei der Besichtigung. Mancher Schaden zeigt sich erst später. Über versteckte Mängel solltest du den Vermieter umgehend schriftlich informieren. Oft nennt der Mietvertrag dafür eine kurze Frist von 10 Tagen nach Mietantritt. Das ist jedoch rechtlich nicht bindend. Die Mängelinformation kann auch später erfolgen, wenn der Schaden erst dann erkannt wurde. Wichtig ist vor allem, dass die Mängelanzeige per Einschreiben oder beispielsweise per E-Mail mit Lesebestätigung erfolgt.

Wer ist für versteckte Mängel verantwortlich?

Mängel, die bei Mietantritt vorhanden sind oder während des Mietverhältnisses entstehen, sind meist vom Vermieter zu beheben. Verursacht ein Mieter die Schäden fahrlässig selbst, haftet er für diese. Falls du Schäden feststellst, die du ohne Reparatur akzeptierst, melde sie dennoch. Ansonsten können dir diese bei Auszug angelastet werden. Dem Vermieter solltest du eine ausreichend lange Frist zur Behebung setzen.

Kann der Vermieter nach Wohnungsübergabe noch Forderungen stellen?

In der Regel nicht. Sobald der Wohnungswechsel erfolgt ist, sind alle Nachbesserungen durch die Parteien im Wohnungsübergabeprotokoll oder anderweitig festgehalten. Stellt der Vermieter später Mängel fest, muss er diese auf eigene Kosten beheben lassen.

Was sind Gebrauchsspuren bei Wohnungsübergabe?

Hat ein Mieter Druckstellen durch Möbelstücke auf dem Teppichboden oder vergilbte Fugen im Bad hinterlassen, erfreut das keinen Vermieter. Dennoch handelt es sich dabei um Gebrauchsspuren und nicht um Mängel. Deshalb muss der Mieter diese bei Auszug nicht beheben.

Ist der Fußboden dagegen deutlich beschädigt, beispielsweise durch Brandspuren oder Rotweinflecken, kann der Vermieter auf Reparatur oder Schadensersatz bestehen. Dasselbe trifft auch auf Kratzspuren oder sonstige Hinterlassenschaften von Tieren auf dem Bodenbelag, an Türen und Fenstern zu. Die Tatsache, dass der Vermieter Haustiere erlaubt, rechtfertigt keine Beschädigungen durch die vierbeinigen Mitbewohner.

Bohr- und Dübellöcher fallen normalerweise ebenfalls unter den Oberbegriff Gebrauchsspuren, soweit deren Anzahl verhältnismäßig ist. Der Mieter darf die Wohnung beim Auszug auch selbst streichen. Farbflecken auf Steckdosen und Spritzer am Fensterrahmen müssen jedoch entfernt werden.

Checkliste zur Wohnungsübergabe: So bereitest du dich optimal auf Einzug oder Auszug vor

1. Besorg dir bereits für den Einzug eine Vorlage für das Wohnungsübergabeprotokoll vom Mieterbund oder einer Verbraucherzentrale.
2. Vereinbare frühzeitig einen Begehungstermin mit dem Vermieter oder der Hausverwaltung.
3. Halte alle festgestellten Mängel und Schäden in Wort und Bild fest. Bei Einzug solltest du auch Gebrauchsspuren festhalten, da diese vom Vormieter stammen und dir ansonsten später bei Auszug angelastet werden könnten.
4. Sorge für einen möglichst guten Zustand der Räume und aller Sonderflächen. Vermeide eine übermäßige Abnutzung durch Kinder und Haustiere. Sollten während des Mietverhältnisses schon Schäden entstehen, die später zu beheben wären, informiere den Vermieter sofort. Du vermeidest so beim späteren Auszug unnötige Verzögerung bei der Freigabe der Mietkaution und baust Vertrauen auf. Das kann bei der abschließenden Begehung von Vorteil sein.
5. Unterstütze den Vermieter bei der Mängelbehebung. Eventuell kannst du selbst einige Maßnahmen fachgerecht durchführen oder zumindest den Vermieter unterstützen. So lässt sich womöglich eine günstigere Reparatur erreichen und Kaution sparen.
6. Führe vor dem gemeinsamen Begehungstermin zum Auszug nochmals einen Check durch. Sind die Räume vollständig leer und besenrein? Hast du alle Namensschilder entfernt? Sind Fenster und Türen geschlossen, Wasserhähne und Gasleitungen abgedreht? Hast du Flecken, Kratzer und Verfärbungen—wenn möglich—entfernt?

Fazit: Ein Wohnungsübergabeprotokoll sichert dich ab

Bei der Wohnungsübergabe treffen unterschiedliche Interessen aufeinander. Der Vermieter möchte einen möglichst guten Zustand der Immobilie erhalten, der Mieter wünscht sich einen reibungslosen Wohnungswechsel mit schneller Rückzahlung der Kaution. Beide Parteien haben dabei sicher kein Interesse an einer rechtlichen Auseinandersetzung. Das erreichen sie vor allem durch eine gut geplante Wohnungsübergabe mithilfe eines Übergabeprotokolls.