Arbeiten im Home-Office: So schaffst du die Umstellung

Die aktuelle Corona-Krise zwingt viele Menschen dazu, den Arbeitsplatz im Büro mit dem Homeoffice auszutauschen. Die Umstellung stellt die meisten Menschen vor ganz neue Herausforderungen in Bezug auf Zeit- und Selbstmanagement. Wir verraten dir, wie du es schaffst, dich im Home-Office zu organisieren und den Arbeitsalltag auch von Zuhause zu meistern.

Richte dir deinen Arbeitsplatz im Homeoffice ein

Zunächst machst du dir sicherlich Gedanken, wo du zu Hause arbeiten sollst. Zwar könntest du deinen Laptop einfach auf den Wohnzimmertisch stellen und mit der Arbeit beginnen. Allerdings wirst du binnen kurzer Zeit bemerken, dass dich hier viele Dinge sehr schnell von deiner Tätigkeit ablenken. Das ist keine gute Voraussetzung für effizientes Arbeiten. Von der gemütlichen Lümmelhaltung auf der Couch ganz abgesehen, die zu Rückenschmerzen und Verspannungen führen kann. Deshalb suche dir einen ruhigen Platz innerhalb deiner Wohnung, an dem du ungestört und konzentriert arbeiten kannst.

Essentiell für das Arbeiten im Homeoffice ist eine sichere, stabile und schnelle Internetverbindung. Die Geschwindigkeit und Stabilität deiner Verbindung sind von deinem Internetanschluss abhängig. Wenn du eine langsame Leitung hast, solltest du zunächst deinen Provider kontaktieren und herausfinden, ob es ein Problem mit der Leitung gibt. Alternativ kannst du für die Homeoffice-Zeit deinen Tarif erhöhen oder im schlimmsten Fall den Anbieter wechseln. Eine schnelle Lösung ist ein mobiler Prepaid Surfstick. Während des Betriebs mit dem Surfsticks solltest du jedoch beachten, automatische Updates deines Laptops auszuschalten. Ansonsten ist das Datenvolumen des Surfsticks schnell aufgebraucht.

Für den notwendigen Datenschutz im Homeoffice sorgst du, wenn du firmeninterne Daten nicht schnell über deinen privaten Mail-Account verschickst oder lokal auf einem (privaten) Computer speicherst. Sprich auf jeden Fall mit der IT-Abteilung deines Arbeitsgebers über die datenschutzrechtlichen Vorkehrungen, die du jetzt treffen solltest, damit bei der Arbeit im Homeoffice alle Firmendaten gesichert sind und du ohne Probleme zum Beispiel auf den Firmenserver zugreifen kannst.

Wenn du deinen Heim-Arbeitsplatz einrichtest, solltest du auch  den ergonomischen Aspekt des Bildschirmarbeitsplatzes nicht vergessen. Nicht jeder besitzt einen ergonomischen Stuhl und einen höhenverstellbaren Schreibtisch. Aus diesem Grund solltest du besonders auf eine korrekte Körperhaltung achten und im Laufe des Tages deine Position mehrmals verändern. Stehe bei Telefonaten auf und gehe ein wenig durch den Raum. Strecke dich einmal pro Stunde oder mach ein paar Dehn-Übungen.

Arbeiten soll auch Freude machen, richte dir deinen Arbeitsplatz Zuhause so ein, dass du dich beim Arbeiten wohlfühlst. Das kann sich positiv auf deinen Arbeitsprozess auswirken. Dazu eignen sich unter anderem Pflanzen oder Familienfotos. Der Raum sollte außerdem hell durch Tageslicht oder gut beleuchtet sein, damit du konzentriert arbeiten kannst und deine Augen nicht durch Dämmerlicht zusätzlich angestrengt werden.

Damit die Kommunikation mit Arbeitskollegen oder Kunden optimal klappt, solltest du auf eine gute Akustik bei Telefonaten und Onlinegesprächen achten. Externe Kopfhörer verfügen meist über eine bessere Audioqualität als die eingebauten Computerlautsprecher und -mikrofone. Außerdem störst du deine Umgebung weniger, wenn du mit Kopfhörern telefonierst.

So strukturierst du deinen Arbeitsalltag im Homeoffice

Nimm auch daheim pünktlich am Morgen deine Arbeit auf und sei während der offiziellen Bürozeiten für deine Arbeitskollegen oder Kunden erreichbar. Das klappt am besten, wenn du deinen Tag planst und allen direkt und klar mitteilst, zu welchen Zeiten du für wen zu erreichen bist. Damit kannst du auch deine Produktivität fördern, denn in den Zeiten, in denen du weder für Kunden noch für deinen Arbeitgeber oder Kollegen verfügbar bist, kannst du dich auf deine Arbeiten konzentrieren. Zum Planen des Tages gibt es auch online entsprechende Tools, die dabei helfen, die Arbeiten zu organisieren und zu verwalten.

Die verfügbaren Zeiten sollten nicht nur für Kollegen gelten, sondern auch für Familienmitglieder oder Mitbewohner. Teile deinen Zeitplan mit ihnen und lege für sie bestimmte Regeln fest, an denen sie erkennen, dass du gerade arbeitest und nicht gestört werden möchtest. Am einfachsten sind eine geschlossene Tür oder ein angebrachtes Schild.

Motivation – ein wichtiger Bestandteil im Home-Office

Auch wenn draußen die Sonne scheint und ins Freie lockt, du dich aber in Quarantäne befindest und arbeiten musst, kannst du dich selbst motivieren. Lege dir ein Notizbuch bereit, in das du jeden Tag nach beendeter Arbeit deine Erfolgserlebnisse des Tages notierst. Zum Beispiel, was dir heute besonders gut gelungen ist. Damit führst du sozusagen ein Erfolgstagebuch und motivierst dich täglich aufs Neue im Homeoffice durchzuhalten.

Aber auch Arbeitgeber können ihre Mitarbeiter motivieren und rücksichtsvoll mit der Situation umgehen. In Zeiten des Coronavirus ist es umso wichtiger den Mitarbeitern deutlich zu machen, dass sie Unterstützung bekommen und nicht im Stich gelassen werden. Als Arbeitgeber kann man sich also ruhig die Zeit nehmen und eine Videobesprechungen mit den Mitarbeitern planen. Das Gespräch findet vielleicht nicht persönlich statt, ein Dank oder ein Lob für die tatkräftige Unterstützung und den Zusammenhalt in dieser Krisenzeit nimmt jeder aber auch gerne per Video entgegen. Das motiviert, schweißt zusammen und hält die Motivation aufrecht.

Arbeiten im Homeoffice: Privates und Berufliches weiterhin trennen

Während des Homeoffice können Kollegen flexibel arbeiten, ähnlich wie beim Modell der Gleitzeit. Zu vom Arbeitgeber festgelegten Zeiten sind sie für alle erreichbar.
Doch Vorsicht! Lasse nicht die Grenzen zwischen privatem und Berufsleben miteinander verschmelzen. Es ist schon nach 18 Uhr und trotzdem verfasst du noch diese eine E-Mail vom Küchentisch aus? Wenn das Zuhause zum Büro wird, wird es schwieriger Arbeit und Privatleben voneinander zu trennen. Ein Arbeitstag im Homeoffice kann mitunter länger ausfallen, als du es vom Büroalltag gewohnt bist.

Deshalb solltest nicht nur du, sondern auch dein Vorgesetzter in regelmäßigen Abständen überprüfen, dass du im Homeoffice nicht übermäßig viel arbeitest. Ein Burnout daheim zu erleiden steht außer Frage. Falls du dich überfordert fühlst, lege lieber eine Pause ein und erhole dich vom Stress. Sprich auch mit deinem Chef darüber, wie du dich fühlst. Erstelle für dich selbst einen Zeitplan mit deinen täglichen Büroarbeiten und versuche, dich stets daran zu halten. Hake Erledigtes ab und gönne dir zwischendrin eine Verschnaufpause.

Das erste Mal aus dem Homeoffice zu arbeiten kann eine anspruchsvolle Umstellung bedeuten. Wenn man sich aber bewusst macht, dass diese Situation neu für alle ist und etwas Eingewöhnungszeit braucht, lässt es sich viel entspannter arbeiten. Die Produktivität und Routine kommen dann von ganz allein.