Aufbewahrungsfrist: Ab wann private Dokumente ausmisten?

Alte Papiere ausmisten schafft Platz in den überfüllten Schränken. Doch wann darfst du eigentlich Dokumente entsorgen? Welche Aufbewahrungsfristen gelten für welche Art von Unterlagen? Und was riskierst du, wenn du früher als erlaubt Platz schaffst?

Gesetzliche Aufbewahrungsfrist für verschiedene Dokumente

Auch Privatpersonen müssen Dokumente für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren. Sonst drohen Nachteile. Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge, Nachweise über Einzahlungen in die gesetzlichen Sozialversicherungen sowie Bescheinigungen über den Bezug von Kranken- und Arbeitslosengeld musst du theoretisch gar nicht aufbewahren. Es wird jedoch dringend empfohlen, diese Dokumente mindestens bis zum Renteneintritt aufzubewahren. Bis dahin können die Unterlagen zur Berechnung von Rentenansprüchen oder für Bewerbungen benötigt werden.

Kontoauszüge solltest du so lange aufbewahren, bis du mögliche Forderungen mit dem Hinweis auf Verjährung abwehren kannst. Das bedeutet, dass du Auszüge erst drei volle Kalenderjahre nach der letzten vermerkten Buchung vernichten solltest. Ansonsten kannst du eine Zahlung womöglich nicht nachweisen.

Gemäß § 14b Abs. 1 S. 5 Nr.1 UstG müssen Privathaushalte Rechnungen und Belege über steuerpflichtige Leistungen zwei Jahre lang aufbewahren. Der Gesetzgeber verlangt dies unter anderem um Schwarzarbeit zu bekämpfen. Auch hier gilt, dass die gesetzliche Aufbewahrungsfrist erst am Ende des Jahres beginnt, in dem ein Dokument ausgestellt worden ist. Rechnungen über handwerkliche Leistungen, die der Gewährleistungspflicht unterliegen, solltest du fünf Jahre lang archivieren.

Rechnungen über größere Anschaffungen solltest du über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen hinaus aufbewahren. Der Grund: Kommt es in deinem Haushalt zu einem größeren Schaden, kannst du deiner Hausratversicherung mit den Dokumenten den Besitz der Gegenstände nachweisen.

Aufbewahrungsfristen und Steuererklärung

Bei deiner Steuererklärung machst du vielleicht diverse Ausgaben geltend. Viele Dokumente musst du nicht einreichen: Das Finanzamt fragt nur in Einzelfällen nach. Dennoch solltest du Dokumente über Ausgaben nicht entsorgen, nur weil dein Steuerbescheid ins Haus flattert. Bis zum Ablauf der vierjährigen Festsetzungsfrist kann das Finanzamt Belege nach billigem Ermessen anfordern. Solange solltest du die Nachweise auch aufbewahren. Länger als vier Jahre dauert die Festsetzungsfrist nur für Steuerzahler mit Bruttoeinkünften ab einer halben Million Euro.

Bis dass der Tod uns scheidet: Dokumente mit unbegrenzter Aufbewahrungsfrist

Von einigen Dokumenten darfst du dich ein Leben lang nicht trennen. Dazu zählen Geburtsurkunde, Familienstammbuch, Sterbeurkunden von Verwandten sowie Heirats- und Scheidungsurkunden. Auch deine Zeugnisse aus vergangenen Schul- und Arbeitstagen solltest du immer gut aufbewahren, falls du dich für eine neue Stelle bewerben möchtest.