Dokumente sicher aufbewahren: Tipps & Tricks

Dokumente aufzubewahren gehört für die meisten Menschen zu den unbeliebtesten Beschäftigungen. Wer weiß schon, welche Dokumente im Original vorhanden sein müssen und bei welchen die digitalisierte Form ausreicht? Welche Belege braucht man für die Versicherung? Was muss wie lange aufgehoben werden? Schreibt der Gesetzgeber Privatpersonen überhaupt Fristen vor? Ja, die gibt es und dazu Empfehlungen, welche Dokumente wie verwahrt werden sollten. Wir klären auf.

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Welche Dokumente muss ich als Privatperson aufbewahren?

Jeder hat sie, bei manchem sind sie schon gescannt, andere bewahren sie noch in Hängetaschen oder Ordnern auf. Abgelegte Unterlagen sammeln sich im Laufe der Jahre reichlich an. Braucht man diese Akten noch? Vieles schon, denn es gibt auch in Privathaushalten erstaunlich viele wichtige Dokumente, die sicher und griffbereit aufbewahrt werden sollten.

Beginnend mit der Geburtsurkunde und dem Personalausweis über Zeugnisse, Praktikumsbescheinigungen, Urkunden, Versicherungsunterlagen, Kontoauszügen, Verträgen bis zu Steuerbescheiden und Erbscheinen. Was muss dabei wirklich papierhaft vorhanden sein, was darf digitalisiert werden und was brauchst du gar nicht aufzubewahren? Hier die Antwort.

Aufbewahrungsfristen: Wie lange müssen Unterlagen aufbewahrt werden?

Während für die jeweilige Aufbewahrungsfrist bei Unternehmen strikte Regeln gelten, gibt es bei Privatpersonen weniger gesetzliche Vorgaben, aber oft Empfehlungen:

Allgemeine Belege

2 Jahre und mehr sind diese Unterlagen aufzubewahren, damit du sie während der gesetzlichen Gewährleistung von 24 Monaten griffbereit hast:

• Kaufverträge & Rechnungen
• Quittungen & Kassenbons
• Garantieunterlagen

Quittungen und Rechnungen von versicherten Sachwerten solltest du noch länger aufbewahren. Es empfiehlt sich, diese über die gesamte Gebrauchsdauer von Möbeln, Schmuck, Elektrogeräten und weiteres zu behalten. Nur so kannst du im Versicherungsfall den Wert belegen.

Immobilien

Besonderes Augenmerk solltest du auf Rechnungen und Belege rund um den Bau oder die Renovierung eines Hauses haben. Ob Handwerkerrechnungen, Architekten- und Gutachterhonorare oder Reinigungsarbeiten ─ alle Belege im Zusammenhang mit Neu- oder Umbau und Reparatur der Immobilie sind 5 Jahre aufbewahrungspflichtig. Dabei beginnt die Frist stets am Jahresende.

Mietunterlagen, Protokolle der Wohnungsübergabe und Kautionsquittungen sind mindestens 3 Jahre lang aufzubewahren, auch wenn das Mietverhältnis bereits ausgelaufen ist.

Kontoauszüge und Steuerbescheinigungen der Bank

Kontoauszüge und Jahresabschlussunterlagen der Bank werden gerne und lange aufgehoben. Dabei gibt es hierfür keine Aufbewahrungsfristen. Lediglich Kontoauszüge von größeren oder teuren Anschaffungen solltest du etwa 3 Jahre aufbewahren, um zwecks Gewährleistung sowie für Steuer und Versicherung einen Beleg nachweisen zu können.

Steuer- und Versicherungsunterlagen

Sämtliche Unterlagen zu aktuellen Versicherungsverträgen solltest du in der Nähe und gut sortiert haben. Auch Dokumente zu gekündigten Versicherungen sind noch 3 Jahre lang aufzubewahren, bis die Verjährungsfrist abgelaufen ist.

Wichtig: Lebensversicherungspolicen und Unterlagen von weiteren kapitalbildenden Versicherungen sind lebenslang aufzubewahren. Sie sind steuerlich und erbrechtlich relevant.

Mindestens 6 Jahre Aufbewahrungsfrist haben alle steuerlichen Unterlagen, Belege und Steuererklärungen, zumindest für Personen mit mehr als 500.000 EUR Einkommen pro Jahr. Diese Aufbewahrungsfrist sollten jedoch auch Normalverdiener beherzigen. Alle Unterlagen, die für deine Steuerangelegenheiten wichtig sein könnten, gehören dazu.

Noch länger ist die Frist beim Steuerbescheid. Sie beträgt 11 Jahre wegen der 10-jährigen Festsetzungsfrist bei Steuerhinterziehung. Das Finanzamt kann Steuern innerhalb dieser Frist immer noch nachfordern.

Gerichtsurteile, Mahnbescheide, Kreditunterlagen

Besonders langfristig ist die Aufbewahrungsfrist von gerichtlichen Dokumenten, Mahnbescheiden, Pfändungen, Insolvenzen und Verträgen über Kredite oder Leasingvereinbarungen: 30 Jahre.

Unterlagen im Zusammenhang mit beruflicher Tätigkeit

Mindestens bis zum Rentenbeginn solltest du Arbeitsverträge, Aufhebungsverträge, Kündigungen oder Gehaltsabrechnungen aufbewahren.

Dokumente mit unbegrenzter Aufbewahrung

• Geburtsurkunden
• Personalausweis, Reisepass
• Heirats- und Scheidungsurkunden
• Sterbeurkunden von Angehörigen, Erbscheine
• Impfpass und ärztliche Befunde
• Rentenbescheide, Sozialversicherungsausweis und -meldungen
• Zeugnisse und Prüfungsergebnisse
• Testament
• Kirchenbuchauszüge

Mehr dazu erfährst du in unserem Artikel zum Thema Aufbewahrungsfristen.

Papierdokumente vor Nässe, Feuchtigkeit und Schmutz schützen

Während noch bis vor wenigen Jahren alles in Ordnern abgeheftet war, wird auch bei Privatpersonen die elektronische Dokumentenaufbewahrung immer beliebter. Papierhaft aufbewahrt werden müssen weiterhin alle Urkunden, notarielle Beglaubigungen und wichtigen Dokumente.

Wichtig ist, dass papierhafte Unterlagen vor Verrottung geschützt werden. Dazu gehören Feuchtigkeit, Schimmel und Insektenfraß. Ob du zur Ablage, Ordner oder Hängeregister nutzt, ist Geschmacksache und eine Frage des verfügbaren Raums. In jedem Fall ist es wichtig, Kategorien wie Finanzen, Versicherungen, Haus, Kinder oder Auto zu bilden, in denen du dich auskennst. Dazu kommen Unterkategorien, die nach einzelnen Versicherungen, Banken oder Fahrzeugen sortiert sind.

Hier unsere Tipps:

• Bei Kopien und Ausdrucken solltest du darauf achten, dass keine Heftklammern, Klebestreifen oder Post-its archiviert werden.
• Das Papier muss alterungsbeständig sein. Empfohlen wird vom Bundesarchiv daher, Papier nach DIN EN ISO 9706 zu verwenden.
• Ausdrucke von Tintenstrahldruckern und Kassenbelege können zudem mit der Zeit verblassen. Die Tinte reagiert mit dem Sauerstoff. Diese Belege sollten daher laminiert werden.
• Um Schimmelbildung zu vermeiden, sollte ein ausreichender Abstand von bis zu 30 cm zu Wänden eingehalten werden.
• Die Umgebungsluft darf maximal 14-21 Grad warm sein und eine Luftfeuchtigkeit zwischen 30 und 55 % haben.
• Auch vor UV-Licht sollten Dokumente geschützt werden.

Tipp: Häufig wird empfohlen, wichtige Dokumente in Stahlkassetten oder -schränken zu lagern. Diese eignen sich jedoch wegen der fehlenden Luftzirkulation nicht gut. Besser sind säurearme und alterungsbeständige Boxen mit Klappdeckel, wie die Stiftung Warentest empfiehlt.

Digitalisierung um jeden Preis?

Praktischer und raumsparender ist auf lange Sicht gesehen die Digitalisierung. Was jedoch auf den ersten Blick einfach und schnell aussieht, entpuppt sich als zeitaufwendig und arbeitsintensiv. Wie digitalisiert man und wo? In der Cloud oder auf dem Rechner? Alles oder doch nur inaktive Verträge?

Am besten gehst du bei der Digitalisierung so vor:

• Scanne alle Unterlagen, die du aufbewahren musst oder willst, Stück für Stück mit einem leistungsfähigen Scanner ein.
• Sichere die Daten zuerst auf deiner systemeigenen Festplatte.
• Erstelle regelmäßig 2 bis 3 Kopien der Daten auf verschiedenen Speichermedien.
• Wichtig: Sichere dazu auch die Programme, mit denen du die Daten visualisieren kannst.

Um deine Dokumente sicher aufzubewahren, verwende dafür externe Festplatten, USB-Sticks oder speichere die Daten in der Cloud:

• Achte unbedingt darauf, dass die Cloud von einem europäischen Anbieter geführt wird und die Daten in Europa gespeichert werden, da nur dann wichtige Datenschutzregeln greifen. In den USA beispielsweise hat der Geheimdienst ohne Weiteres Zugriff auf alle Cloud Daten.
• Wer das nicht will, bleibt bei deutschen oder zumindest europäischen Anbietern und informiert sich in Tests über vertrauenswürdige Clouds.
• Auch die AGB der Anbieter solltest du intensiv prüfen.
• Lagere die Speichermedien licht- und feuchtigkeitsgeschützt, aber räumlich getrennt.
• Bezeichne die Dateien immer einheitlich, beginnend mit dem Datum im Format JJJJ_MM_TT und einer Kurzbezeichnung, aus der ohne Umstände erkennbar ist, welchen Inhalt die Datei hat.
• Ergänze bei den Dateien die Metadaten. Dazu mit der rechten Maustaste „Eigenschaften“ anklicken. Die angezeigten Daten lassen sich um eigene Informationen ergänzen.
• Wem das zu aufwendig ist, der kann zusätzliche Informationen in einer separaten Datei führen. Diese muss jedoch stets mitarchiviert werden.
• Speichere keine komprimierten oder verschlüsselten Dateien. Textdateien am besten nur im bewährten PDF/A-Format ablegen.
• Willst du E-Mails speichern, wandle diese erst in pdf-Dateien um oder nutze spezielle Archivierungsprogramme für E-Mails.

Notfallordner nicht vergessen

Lege je einen digitalen und papierhaften Notfallordner an, damit deine Angehörigen rasch Zugriff auf wichtige Unterlagen haben. In einem Notfallordner sollten Listen über Bankkonten, Versicherungen, laufende Verträge und wichtige Personen mit Adresse und Telefonnummer enthalten sein. Außerdem gehören die Patientenverfügung, die Vorsorgevollmacht und das Testament hinein. Den Notfallordner solltest du an einem Platz deponieren, der innerhalb deiner Wohnung leicht zu finden ist. Du solltest deine Angehörigen vorsorglich über die Existenz und den Standort des Ordners informieren.

Fazit: Auch Privatpersonen müssen Dokumente sicher aufbewahren

Wer sich fragt, ob und wie lange eine Privatperson Dokumente aufbewahren muss, ist oft überrascht über die Antworten. Denn auch im privaten Bereich gibt es gesetzliche Vorschriften zur Aktenaufbewahrung. Wenn du dich von Ordnern und papierhaften Ablagesystemen überfrachtet fühlst, setze auf Digitalisierung. Jedoch ist es mit dem einmaligen Speichern nicht getan. Du musst die Daten regelmäßig sichern. Zudem brauchst du einige Dokumente zwingend im Original. Auch einen Notfallordner solltest du nicht vergessen, damit Angehörige bei Unfall oder Tod schnell wissen, wo sie wichtige Unterlagen und Ansprechpartner finden.