Beglaubigung & Beurkundung: Alles Wichtige im Überblick

Manche Verträge und Urkunden sind nur unter besonderen Formvorschriften gültig. Dann benötigst du entweder eine Beglaubigung oder eine Beurkundung. Die Beglaubigung bestätigt die Übereinstimmung von Original und Kopie sowie deine Unterschrift. Die Beurkundung geht deutlich weiter und ist zum Beispiel bei Grundstückskaufverträgen vorgeschrieben. Haus- und Grundbesitzer müssen zwingend beim Notar vorstellig werden. Andere können darauf verzichten.

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Beglaubigung: Amtlich oder öffentlich?

Eine Beglaubigung bescheinigt die Richtigkeit einer Unterschrift unter einem Dokument und/oder eine Abschrift eines Dokuments. Die Beglaubigung dokumentiert so, dass das Original und die Abschrift übereinstimmen. Eine Beglaubigung ist erforderlich, wenn das Gesetz dies für ein bestimmtes Dokument verlangt. Zu unterscheiden ist zwischen einer amtlichen und einer öffentlichen Beglaubigung. Amtliche Beglaubigungen sind bei bestimmten Landesbehörden möglich. Öffentliche Beglaubigungen führst du bei einem Notar durch.

Welche Art der Beglaubigung erforderlich ist, hängt vom zu beglaubigenden Gegenstand ab. Zeugnisse kannst du bei Bürgerämtern, Rathäusern und Kirchen beglaubigen lassen. In Hessen geht das auch in Ortsgerichten. Die Kosten liegen im Bereich von 2-7 Euro. Dies ist meist viel günstiger als beim Notar, der diese Aufgabe auch übernehmen kann. Auch Schulen und Universitäten sind zur Beglaubigung von Unterschriften bei selbst ausgestellten Zeugnissen befugt. Für Eintragungen ins Handelsregister oder ins Grundbuch sind dagegen notarielle Beglaubigungen beziehungsweise Beurkundungen notwendig. Dazu solltest du das Original und eine einfache Kopie sowie deinen Personalausweis mitbringen.

Notarielle Beurkundung

Für manche Verträge und Urkunden schreibt das Gesetz eine besonders strenge Formvorschrift vor: die notarielle Beurkundung. Diese Dokumente und Verträge sind nur wirksam, wenn sie notariell beurkundet werden.

Ein Beispiel: Wenn du deinem Nachbarn mit einem simplen Vertrag dein Grundstück verkaufst, besitzt dieser Vertrag keine Gültigkeit. Grundstückskaufverträge gehören zu den Rechtsgeschäften, die nur mit einer notariellen Beurkundung Gültigkeit erlangen. Nur mit einem notariellen Kaufvertrag kann der Eigentumsübergang im Grundbuch eingetragen werden.

Der Gesetzgeber will mit der Erfordernis einer solchen Beurkundung verschiedene Ziele erreichen. So sollst du vor übereilten Vertragsabschlüssen geschützt werden, wenn diese eine große Tragweite für dein Leben bedeuten. Außerdem sind notariell beurkundete Verträge maximal beweiskräftig. Es lässt sich jederzeit nachvollziehen, was im Vertrag vereinbart wurde und ob der Vertrag durch alle Beteiligten unterzeichnet ist.

Für manche Angelegenheiten ist eine notarielle Beurkundung nicht zwingend erforderlich, aber häufig ratsam. Dies gilt etwa für dein Testament: Natürlich kannst du dieses auch ganz allein selbst verfassen. Finden sich darin jedoch Unklarheiten, kann das Testament dadurch seine Wirksamkeit verlieren. Ein Besuch beim Notar schützt dich beziehungsweise deine Erben vor diesem Risiko. Auch bei einer Vorsorgevollmacht kann der Notar helfen.

Wann ist eine notarielle Beurkundung erforderlich?

Eine notarielle Beurkundung ist in diesen Fällen unbedingt erforderlich: Bei einem Grundstückskauf oder einer Vermögensübertragung (§ 311b BGB), bei Eheverträgen sowie Erbschaftsangelegenheiten. Beispielsweise beim Erbvertrag (§ 2276 BGB) oder Erbverzichtsvertrag (§ 2348 BGB). Der Notar berät bei der Beurkundung zudem. Er kann so beispielsweise der Übervorteilung von Vertragsparteien entgegenwirken. Ein Notar könnte zum Beispiel eine Partei darauf hinweisen, dass der im Vertrag aufgerufene Preis für eine Immobilie drastisch zu hoch oder zu niedrig ist. Auch könnte der Notar einer Vertragspartei erläutern, dass sie andere Möglichkeiten als jene im Vertrag besitzt und/oder das mit einer weitergehenden juristischen Beratung bessere Lösungen möglich sein könnten.

Mit der notariellen Beurkundung verfolgt der Gesetzgeber auch eine Kontrollfunktion. Dies ist insbesondere im Hinblick auf anfallende Steuern relevant. Schenkungen, Erbschaften und Grundstückskaufverträge lösen Steuerpflichten aus (zum Beispiel Grunderwerbsteuer oder Erbschaftssteuer). Der Notar ist zum Beispiel verpflichtet, dem zuständigen Finanzamt Grundstückskaufverträge direkt nach der Beurkundung mit allen wesentlichen Vertragsbestandteilen zu übermitteln. Das Finanzamt kann so die anfallende Grunderwerbsteuer ermitteln.

Was musst du zum Notar mitbringen?

Beim Notartermin musst du dich zwingend ausweisen. Du benötigst deshalb ein gültiges Ausweispapier ─ Personalausweis oder Reisepass. Außerdem solltest du bei Kaufverträgen deine Steueridentifikationsnummer kennen. Letztere ist allerdings nicht zwingend sofort am Tag der Beurkundung erforderlich.

Was du noch mitbringen musst, hängt vom zu beurkundenden Vertrag beziehungsweise Dokument ab. Um Immobilientransaktionen zu beschleunigen, kannst du das letzte diesbezügliche Schreiben deiner Bank oder Sparkasse mitbringen. Der Notar muss bei der Bank prüfen, ob und in welcher Höhe noch Verbindlichkeiten auf der Immobilie lasten. Schließlich müssen diese mit dem Kaufpreis abgelöst werden. Mit dem Schreiben der Bank erhält der Notar hilfreiche Details wie Darlehensnummer oder Name des Sachbearbeiters.

Wenn du eine Immobilie kaufen möchtest, solltest du den Notar einige Tage vor dem Beurkundungstermin das Grundschuldformular der Bank oder Sparkasse einreichen. Ist dies nicht möglich, kann die Grundschuld allerdings auch später beurkundet werden.

Wie läuft die Beurkundung beim Notar ab?

Für die notarielle Beurkundung prüft der Notar zunächst die Identität und Geschäftsfähigkeit aller involvierten Parteien. Anschließend belehrt er diese Parteien über ihre jeweiligen Rechte und Pflichten. Alle Vertragsparteien werden in die Urkunde aufgenommen. Der Vertragsinhalt wird allen Parteien durch den Notar erläutert. Sind alle Fragen geklärt, liest der Notar die Urkunde vor.

Anschließend leisten alle Parteien eine Unterschrift vor den Augen des Notars. Zuletzt unterschreibt der Notar die Urkunde. Damit erhält sie Gültigkeit. Der Notar bestätigt mit seiner Unterschrift, dass die Urkunde im Interesse der jeweiligen Parteien gestaltet wurde und Verträge dem bekundeten Willen der Parteien entsprechen. Das Original der Urkunde verbleibt beim Notar. Du erhältst jedoch wie auch alle anderen Parteien eine beglaubigte Kopie.

Kosten einer notariellen Beurkundung

Die Kosten richten sich nach sehr vielen verschiedenen Faktoren. Ein Beispiel: Beim Kauf einer Immobilie im Wert von 300.000 EUR mit 250.000 EUR Grundschuld kann für die Beurkundung des Kaufvertrags eine Notargebühr im Bereich von 1,5 bis 2 Prozent des Kaufpreises anfallen. Das bedeutet, die Notarkosten können hier zwischen 4500 EUR bis 6000 EUR betragen.

Was ist der Unterschied zwischen Beglaubigung und Beurkundung?

Bei einer Beglaubigung wird lediglich die Echtheit einer Unterschrift bestätigt. Wenn du für eine Beglaubigung zum Notar gehst, prüft dieser deinen Personalausweis oder Reisepass. Dann musst du entweder vor den Augen des Notars eine Unterschrift leisten oder bestätigen, dass die Unterschrift auf einem Dokument ganz sicher von dir selbst stammt. Danach vermerkt der Notar auf dem Dokument, dass es beglaubigt ist.
Bei einer Beglaubigung wird der Inhalt des Dokuments jedoch nicht geprüft. Wenn du für eine Beglaubigung zum Notar gehst, prüft dieser lediglich, ob strafbare Inhalte zu finden sind. Solche Dokumente dürfen Notare nicht beglaubigen.

Anders verhält es sich bei einer Beurkundung. Hier wird auch der Inhalt des Dokuments geprüft. Der Notar muss sicherstellen, dass alle Beteiligten den Inhalt und seine Konsequenzen verstehen. In bestimmten Fällen können oder müssen Notare in das Geschehen eingreifen. Zum Beispiel dann, wenn eine Immobilie zu einem auffällig niedrigen oder hohen Preis verkauft werden soll.

Der Notar übernimmt weitere Aufgaben für dich. So stellt er zum Beispiel sicher, dass der Verkäufer einer Immobilie auch tatsächlich der rechtmäßige Eigentümer ist.
Beurkundungen schreibt das Gesetz zum Beispiel für Grundstückskaufverträge, Schenkungsversprechen, Eheverträge und Sorgeerklärungen vor. Auch die Verfügung über einen Erbteil, öffentliche Testamente und Erbverträge und die Abtretung von Gesellschaftsanteilen einer GmbH werden beurkundet.

Fazit

Für manche Verträge und Urkunden verlangt das Gesetz eine Beglaubigung. Viele wichtige Verträge in deinem Leben kannst du sogar nur mit notarieller Beurkundung abschließen – zum Beispiel einen Immobilienkauf. Der Notar erhält dafür eine Gebühr von leicht einigen tausend Euro. Dafür übernimmt er neben einer Dokumentation auch eine Prüfungs- und Beratungsfunktion. Die notarielle Beurkundung bietet damit für wichtige Verträge ein Stück zusätzliche Sicherheit.