Videokonferenz im Homeoffice

Für viele Menschen sind Videokonferenzen und Online-Videogespräche zur neuen Normalität geworden. Das hat auch unsere Art der Kommunikation mit Kollegen, Vorgesetzten oder Kunden verändert: Anstatt über ein Telefon zu sprechen, nutzen Unternehmen jetzt bestimmte Programme für Videogespräche. Eine Videokonferenz gehört so mittlerweile zum Arbeitsalltag. Leider führt dies auch dazu, dass unnötige Meetings stattfinden und unsere Gespräche länger werden. Dies führt leider nicht immer zu einer höheren Effektivität. Wir erklären dir, was du brauchst, um eine erfolgreiche Videokonferenz zu haben.

• Bereite dich optimal auf deine Videokonferenz im Homeoffice vor
• Mit einer gut durchdachten Planung überzeugst du deine Kunden
• Nutze unsere Tipps fürs Homeoffice und werde erfolgreich

Mit der richtigen Vorbereitung meisterst du jedes Videogespräch ganz einfach! Das Wichtigste für eine gelungene Videokonferenz ist definitiv die richtige Vorbereitung.

Wenn du dich gut vorbereitest, musst du dir keine Sorgen machen und kannst problemlos in deine Online-Videokonferenz einsteigen. Dadurch kannst du kleinere Pannen, vor allem beim technischen Arrangement, vermeiden. Wir helfen dir mit einfachen Empfehlungen, damit deine Videokonferenz im Homeoffice erfolgreich verläuft.

Tipps für das Homeoffice

Eine Videokonferenz oder ein Videogespräch online sind im Homeoffice heutzutage kaum mehr wegzudenken. Wenn du zwischen deinen Kunden und dir eine persönliche Beziehung aufbauen möchtest, ist es wichtig, durch die Videokonferenz beide Seiten zu überzeugen. Mit einfachen Tipps für das Homeoffice zeigen wir dir, wie du deine Videokonferenz meisterst.

1. Zeige dich: Schalte deine Kamera ein

Schalte deine Webcam ein und ermutige andere Teilnehmer, das Gleiche zu tun. Laut einer Studie des Fraunhofer-Instituts motiviert die Anwesenheit anderer Teammitglieder im Videogespräch. Obwohl ihr als Team fern zusammenarbeitet und eure Jobs von Zuhause aus erledigt, bringt die Videokonferenz euch näher zusammen. Wenn du dein Gegenüber beim Sprechen sehen kannst, fällt es dir leichter, eine persönliche Beziehung auszubauen und das Gespräch zu verstehen.

2. Wähle einen neutralen Hintergrund für deine Videokonferenz

Vermeide Ablenkungen, indem du einen schlichten Hintergrund im Homeoffice wählst und diesen so aufgeräumt wie möglich hältst. Eine einfache Wand oder ein Regal mit Zimmerpflanzen, Büchern und Deko schaffen eine angenehme Atmosphäre. Verschiedene Software-Anbieter für Videogespräche bieten auch virtuelle Hintergründe an. Das ist vor allem dann nützlich, wenn du deine eigenen vier Wände privat halten möchtest. Du kannst also einfach einen passenden Hintergrund für die Videokonferenz auswählen und bei Bedarf ändern. Es ist wichtig, bei einer geschäftlichen Videokonferenz einen angemessenen und professionellen Hintergrund zu wählen. Animierte Hintergründe erzielen oft das Gegenteil und wirken unangemessen. Die Hintergrundfunktion soll in erster Linie dem Schutz deiner Privatsphäre dienen.

3. Bleibt virtuell in Kontakt

In den heutigen Zeiten, in denen wir im Alltag vielen Einschränkungen ausgesetzt sind, leiden auch unsere sozialen Kontakte. Nimm dir deshalb zu Beginn einer Videokonferenz etwas Zeit. Sprich mit deinen Gesprächspartnern über Dinge, die nicht unmittelbar mit der Arbeit zu tun haben. Eine solche Unterhaltung kann dazu beitragen, Kontakte zu pflegen und ein gutes Gespräch zu beginnen. Achte dabei darauf, alle Teilnehmer der Videogespräche zu beteiligen. Jeder sollte die Möglichkeit haben, aktiv am Gespräch teilzunehmen. Der Small-Talk fördert den Zusammenhalt im Team und trägt langfristig zu guten Beziehungen bei.

4. Geh auf deinen Gesprächspartner ein

Es ist wichtig, sich auf jeden Gesprächspartner individuell einzustellen und entsprechend anzusprechen. Dadurch kannst du Vertrauen aufbauen und zeigen, dass du dein Gegenüber schätzt. Eine freundliche und offene Art trägt zur positiven Atmosphäre bei, insbesondere wenn ihr euch örtlich nicht im selben Raum befindet.

Bonustipp: Im Internet gibt es verschiedene Online Persönlichkeitstests, um mehr über die Persönlichkeit deiner Gesprächspartner zu erfahren. Das fördert das Verständnis und erleichtert die Zusammenarbeit im Team.

5. Verwende eine benutzerfreundliche Software

Das spart Zeit und ermöglicht einen schnellen und unkomplizierten Einstieg in die Videokonferenz. Nutze eine Software, die alle Teilnehmer schon kennen, somit entfallen mögliche Probleme bei der Installation und es können mehr Teilnehmer teilnehmen. Viele dieser Tools sind als Webversion verfügbar. So sendest du allen Teilnehmern der Videokonferenz lediglich den Link oder die Zugangsdaten für die Teilnahme am Videocall.

6. Passende Hardware und gute Internetverbindung – erforderlich für einen Homeoffice Job

Online Meeting Tools können noch so gut sein. Wenn deine Internetverbindung schlecht ist, dann stört das den Ablauf der Videokonferenz. Schnelles Internet ist genauso wichtig wie die richtige Hardware im Homeoffice. Ratsam ist eine Internetgeschwindigkeit von mindestens 50 Mbit/s. Wenn du Homeoffice-Jobs über das WLAN ausführst, solltest du dich in der Nähe des Routers befinden. Um Unterbrechungen in Videokonferenzen zu vermeiden, solltest du jedoch am besten eine LAN- statt WLAN-Verbindung nutzen. Eine LAN-Verbindung ist schneller und stabiler als eine WLAN-Verbindung. Je mehr Geräte mit dem WLAN verbunden sind, desto langsamer wird es. Schnelles Internet ist mit einer LAN-Verbindung sicher. Natürlich spielen beim Videogespräch auch die Leistung und Ausstattung deines Laptops eine entscheidende Rolle.

7. Strukturiere und moderiere deine Videokonferenz – Homeoffice Tipps

Um eine Videokonferenz effizient zu gestalten, ist es hilfreich, eine klare Struktur vorzugeben. Lege Themen fest, die auch auf dem Tagesplan stehen und lasse die Teilnehmer ihre Punkte vorstellen. Dadurch lenkst du die Konzentration der Teilnehmenden auf die wichtigsten Themen. Im Idealfall moderiert eine Person die gesamte Konferenz. Wer gerade nicht an der Reihe ist, stellt sein Mikrofon stumm. Damit verhinderst du störende Hintergrundgeräusche und Rückkopplungen. Zum Schluss fasst der Moderator alle Inhalte noch einmal kurz zusammen.

Nutze einen geteilten Bildschirm oder zwei Monitore. In diesem Fall kannst du einerseits deine Gesprächspartner im Blick behalten, andererseits schreibst du währenddessen wichtige Ergebnisse mit. Machst du dir lieber handschriftliche Notizen? Dann leg dir Stift und Papier bereit.

8. Videokonferenzen effizient gestalten

Ein Artikel der Wochenzeitung “Zeit” besagt, dass unstrukturierte und unnötige Videogespräche im Homeoffice einen halben Arbeitstag pro Woche kosten. Neben mangelnder Struktur sorgt auch Unpünktlichkeit für Meeting-Frust. Deshalb solltest du deinen Kollegen Respekt zeigen, indem du pünktlich zum Meeting erscheinst und es auch pünktlich beendest.

Ein anderer Grund für Unzufriedenheit bei Videokonferenzen: Oft nehmen Mitarbeiter an einem virtuellen Treffen teil, das für sie kaum relevant ist. So lautet die Regel: Je weniger Teilnehmer, desto besser. Lade nur diejenigen Mitarbeiter ein, für die das Videogespräch relevant ist. Auf diese Weise wird die Arbeitszeit jedes Teilnehmers effizient genutzt.

9. Plane Zeit für Fragen ein

Tausche dich mit deinen Kollegen aus und integriere sie in das Gespräch. Lasse außerdem regelmäßig Pausen für Fragen. Das macht jede Videokonferenz interaktiver und sorgt dafür, dass alle merken: Du hörst ihnen zu. Gleichzeitig stellst du sicher, dass auch dir zugehört wird. Fragen ergeben sich dadurch automatisch. Plane im Voraus Zeit für Fragen ein, um die Konferenz im Nachhinein nicht zu überziehen.

10. Sofortiges Follow-up

Versende nach der Videokonferenz eine Zusammenfassung mit den Ergebnissen, den anstehenden Aufgaben und den Fristen an alle Teilnehmenden. So füllst du mögliche Lücken in den Notizen der restlichen Teilnehmer. Nützlich ist es zudem, wenn du für dich selbst notierst, was funktioniert hat und was nicht.

Fazit

Damit deine Videokonferenz im Homeoffice erfolgreich verläuft, beachte unsere Tipps fürs Homeoffice. Einerseits sorgt eine gute Vorbereitung für einen reibungslosen Verlauf der Online-Videokonferenz.

Nutze hierfür die ideale Software und nimm dir genügend Zeit für das Arrangement. Planst du dein Online-Videogespräch mit einer gründlichen Struktur, verläuft deine Videokonferenz erfolgreich. Sämtliche Teilnehmer ziehen einen Nutzen aus dem Videogespräch. Beachte außerdem: Arbeit ist nicht alles. Nutze deshalb den Videocall im Homeoffice, um dich mit deinen Kollegen privat auszutauschen. Im Homeoffice gibt es kaum Gelegenheiten für ein kurzes, gemeinsames Geplauder.